קליטת תיק מחברת הביטוח

Case intake from the insurer

התיק נפתח מכתובת מאובטחת שהמבטח שולח אליה ישירות, או ממייל וקובץ. המערכת קוראת את המסמכים שהגיעו ומציעה שם, ת.ז, טלפון וכתובת — כהצעה שממתינה לאישור אדם, לא כמילוי אוטומטי שאף אחד לא בדק. אותו מספר תביעה מוזן פעם אחת ומופיע בכל מקום.

The case opens from a secure endpoint the insurer posts to directly, or from an email and file. The system reads the incoming documents and proposes name, ID, phone and address — as a suggestion awaiting human approval, not an auto-fill nobody checked. The claim number is entered once and appears everywhere.

הצבת חוקרים ויציאה לשטח

Assigning investigators & field dispatch

תיק לא עובר ל"מוכנים לביצוע" לפני שכל שדות החובה מולאו — המערכת חוסמת את המעבר. ברגע המעבר יוצאת התראה לכל חוקרי התיק ולמשרד, כך שאף אחד לא מחכה לטלפון.

A case cannot move to "ready for execution" until every required field is filled — the system blocks it. On transition, an alert goes out to all investigators on the case and to the office, so nobody waits for a phone call.

דוח שטח לפי סוג החקירה

Field report by investigation type

לכל סוג חקירה יש כרטיס דיווח משלו — מעקב פרטי, סיעודי, מקיפה, מקדימה, איתור, האזנה. החוקר מעלה תמונות בפאצ׳ ולכל תמונה תיאור חובה; זמן הצילום נקרא מנתוני התמונה ומידת החדות נמדדת עוד לפני השליחה. הכרטיס שומר את עצמו — סיכום לא נמחק.

Each investigation type has its own report card — surveillance, nursing-care, comprehensive, preliminary, address tracing, wiretap checks. The investigator batch-uploads photos, each requiring a caption; capture time is read from the image data and sharpness measured before sending. The card saves itself — no summary gets wiped.

בקרת איכות לפני שהדוח יוצא

Quality control before the report leaves

זה הלב. לפני שהדוח מופק, המערכת בודקת: התאמת זהות מול תמונת הייחוס שהמבטח שלח, כיסוי שעות המעקב בתיעוד, כיסוי דרישות התיק ושלמות הטקסט. מה שחסר הופך לשאלה לחוקר באותה שיחה — הוא עונה, התשובה נשמרת, וההחלטה נפתחת מחדש. אין יותר "תעשה מחדש" בטלפון בלי לומר מה חסר.

This is the heart of it. Before the report is produced, the system checks identity against the reference photo the insurer sent, whether surveillance hours are covered by documentation, whether case requirements are met, and whether the text is complete. Anything missing becomes a question to the investigator in the same thread — he answers, it's recorded, and the decision reopens. No more "redo it" by phone without saying what's missing.

הפקה בפורמט של הלקוח

Output in the client's own format

לכל חברת ביטוח יש פורמט דוח משלה, ולכל סוג חקירה נספחים אחרים. המערכת בוחרת את הבלנק הנכון לפי חוק שמוגדר מראש, ממלאת אותו, ומפיקה PDF — כולל נספח תמונת זיהוי. שורה שאין לה נתונים נעלמת מהמסמך יחד עם מספרה, כך שהדוח נראה כמו שהלקוח דורש בלי תיקון בוורד.

Every insurer has its own report format, and each investigation type needs different annexes. The system picks the right template by a predefined rule, fills it, and produces a PDF — including the identity-photo annex. Rows without data disappear along with their numbering, so the report looks exactly as the client demands with no Word cleanup.

התחשבנות לקוחות וחוקרים

Billing clients & investigators

מצד הלקוח: פתיחת חשבון עסקה מהשירותים שבתיק, פיצול מע״מ, והשוואת המסמך שהופק להתחשבנות. מצד החוקר: שעות המעקב נגזרות מזמני ההתחלה והסיום שדווחו, ומשם מתעדכנים בנק השעות, החיוב השעתי, הק״מ וההוצאות — בלי גיליון נפרד לכל חוקר.

Client side: invoices generated from the services on the case, VAT split, and a comparison of the issued document against the billing record. Investigator side: surveillance hours derive from the reported start and end times, feeding the hour bank, hourly charge, mileage and expenses — no separate spreadsheet per investigator.

הדוחות שלנו בפורמט של חברות הביטוח. המערכת יודעת להפיק אותם?

כן — זה בדיוק מה שהיא נבנתה בשבילו. לכל שירות מוגדר בלנק משלו, כולל נספחים שונים לסוגי חקירה שונים, והמערכת בוחרת את הנכון לפי חוק. את נוסח הבלנק אתם יכולים לערוך בעצמכם: הוא נפתח כמסמך, ומקומות הנתונים מסומנים כך שאי אפשר למחוק אותם בטעות.

מה קורה עם התמונות מהשטח?

הן עולות מהמובייל ישירות לכרטיס הדיווח, בקבוצות. לכל תמונה נדרש תיאור, זמן הצילום נקרא מנתוני התמונה, וחדות התמונה נמדדת עוד לפני השליחה — כך שחוקר יודע מיד שתמונה יצאה מטושטשת, במקום שזה ייצוף שבוע אחר כך מול חברת הביטוח.

בקרת האיכות מחליפה את שיקול הדעת שלנו?

לא, ובכוונה. המערכת מציגה ממצאים, שואלת את החוקר את השאלות ומסכמת בהמלצה — אבל ההחלטה אם הדוח מאושר היא של עובדת המשרד או של המנהל. גם ההצעות לפרטי התיק שהמערכת קוראת מהמסמכים ממתינות לאישור אדם ולא נכנסות מעצמן.

המערכת שולחת את הדוח לחברת הביטוח?

לא. השליחה נעשית בערוץ שלכם מול הלקוח, והמערכת מסמנת שנשלח. הסיבה פשוטה: אף אחד לא רוצה שמערכת תשלח דוח למבטח בלי שאדם עבר עליו רגע לפני.

אנחנו משרד קטן. זה לא גדול עלינו?

המערכת נבנתה למשרד שעובד מול חברות הביטוח, לא לתאגיד. מתחילים מהחלק הכי כואב — לרוב הפקת הדוח בפורמט הלקוח או בקרת האיכות — ורק כשהוא עובד מרחיבים. את ההיקף אתם קובעים.